So gelingt die digitale Transformation des Geschäftsberichts

Das Geschäfts- und Nachhaltigkeitsberichtswesen ist sicherlich nicht die innovativste Disziplin der Unternehmenskommunikation. Zu viele Regeln, zu viele Beteiligte, zu viele Empfindlichkeiten machen Prozess und Produkt selten zu einem Vergnügen. Gerade mittelständische, häufig nicht börsennotierte Unternehmen haben schon so hart mit den Formalia, dem Ablauf, dem Vorstand und den Wirtschaftsprüfern zu kämpfen, dass weder für Effizienzgewinne noch für Kreativität Raum bleibt.

Die Digitale Transformation der Kommunikation bietet jetzt allerdings die große Chance, frischen Wind in altes Blattwerk fahren zu lassen - und zwar in jedem der vier Aspekte, die wir bei KKundK als die wesentlichen Veränderungen im Rahmen dieser Transformation definiert haben:

1) Infrastruktur

Kaum etwas ist bisher altmodischer organisiert als der Geschäftsberichtsprozess. In vielen Fällen versuchen sich immer noch die unterschiedlichen Teilteams für Lagebericht, Zahlenwerk, Anhang, Kürteil, die Wirtschaftsprüfer usw. abzustimmen und mit Hilfe von Email-Verteilern und Office-Dokumenten gegenseitig à jour zu halten. Auf ähnliche Art und Weise müssen gestresste Projektmanager das Korrekturmanagement mit der ausführenden Agentur abwickeln und treiben durch fehlende oder unmögliche Konsolidierung aller Versionen die Kosten für Layout und Reinzeichnung in unangeahnte Höhen.

Dabei existieren zahlreiche Gegenmittel: Der Einsatz eines anständigen Multi-Channel-Redaktionssystems wie z.B. von Woodwing, erleichtert nicht nur den Prozess, sondern spart sogar massiv Kosten, weil eine Reinzeichnung in dem Sinne gar nicht mehr stattfindet: Alle Beteiligten schreiben direkt ins System und korrigieren dort auch selber. Die Agentur finalisiert und packetiert nur noch. Kosteneinsparungen bis zu 20% sind dadurch keine Seltenheit – und von diesen 20% kann man die Hälfte vielleicht sogar in bessere Kreation stecken ...

_{(Bild: Woodwing)}

2) Organisation

Gut, es ist unwahrscheinlich, dass wir alle Beteiligten für mehrere Monate in ein Großraumbüro bekommen. Dazu sind es zu viele, mit unterschiedlichen Tagesgeschäften, die zu unterschiedlichen Zeiten zum Einsatz kommen: Unternehmenskommunikation, Investor Relations, Rechnungswesen, Markenverantwortliche, Content Owner und Redakteure, Wirtschaftsprüfer, Aufsichtsrat und Vorstand. Es ist aber nicht unmöglich, diesen einen gemeinsamen, digitalen Projektraum einzurichten, so eine Art War-Room, in dem alle Vorgänge durch einen automatischen Activity Stream nachvollziehbar dokumentiert sind und in dem transparent Absprachen verhandelt und dokumentiert werden können. Ein einfaches Yammer oder Sharepoint 2013 in Kombination damit kann hier Wunder bewirken, wenn es gilt, gemeinsame Ziele und Inhalte zu definieren und neuen Team-Mitgliedern oder Zulieferern ein schnelles Onboarding zu ermöglichen. Das schont vor allem die Nerven des Projektmanagers, wirkt sich damit enorm positiv auf die Qualität des Produktes aus und spart sicherlich hier und da Geld durch weniger „überraschende“ Planänderungen aufgrund von Unkenntnis des Geschehenen.

3) Content

Oh ja, hier beginnt der Spaß, wirklich. Nicht nur, weil mit Hilfe des richtigen Corporate Publishing Systems alle Inhalte multikanalfähig sind und zur Print- deshalb recht einfach die Online- oder App-Ausgabe treten kann, sondern weil digitales Reporting einfach sehr viele Möglichkeiten bietet, komplexe Inhalte verständlich und sympathisch zu transportieren. Damit ist beileibe nicht nur der „volle“ HTML Bericht gemeint, sondern auch die sehr günstige Online-Kurzversion, die sich auf das Wesentliche konzentriert, dies aber ansprechend, image- und verständnisfördernd tut. Wobei ich es mir nicht nehmen lassen will, hier auf das Werk eines unserer Kunden – nämlich Mann+Hummel – zu verweisen:

4) Selbstverständnis

Bisher ist der Geschäftsbericht – und häufig auch der Nachhaltigkeitsbericht – was er ist: ein rückwärtsgewandtes Dokument mit etwas Imagewirkung, ein Content-Silo, enstanden aus der Asche behördlicher Anforderungen. Funken schlägt es dabei selten. Und doch kann der Bericht, den richtigen Einsatz digitaler Techniken vorausgesetzt, viel mehr sein. Verbunden mit einem Social Media Kanal kann gerade der Nachhaltigkeitsbericht ein erstklassiges Tool für den permanenten Stakeholderdialog sein. Und können die Inhalte des Berichtes die Basis sein für contentbasiertes Aktien- oder Arbeitgeber-Marketing. Warum sollte man die Inhalte und Stories des Berichtes zwischen 2 Buchdeckeln oder unter einer Subsite-URL verstauben lassen, wenn sie doch die Basis sein könnten, für eine Content-Marketing-Kampagne voller Testimonials, O-Töne und hochwertiger Bilder?

Was ergibt das alles zusammen? Großartige Möglichkeiten für mittelständische Unternehmen mit kleinem Budget große Aufmerksamkeit zu erzielen, sich so gegen den einen oder anderen Reporting-Platzhirsch aus dem DAX durchzusetzen – und zu glänzen: bei Aktionären, Mitarbeitern, Kunden und den Talenten von morgen.

Was es im einzelnen dabei zu beachten gilt, können Sie bald in weiteren Artikeln in unserem Blog lesen.