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Mehr Effizienz für Ihren Geschäftsbericht durch ein Redaktionssystem

Marc Ribbrock am 27.04.2015 08:30:00

Die Bilanzpressekonferenz ist gerade gelaufen, die Geschäftsberichte sind verteilt und der Online-Bericht live geschaltet. Im Idealfall strahlen die Vorstände nicht nur im Geschäftsbericht, sondern auch vor Freude über diesen. Zeit für das Projektteam, tief durchzuschnaufen. Aber nicht zu lange, denn bei einer durchschnittlichen Projektlaufzeit von neun bis zehn Monaten gilt auch im Reporting frei nach Sepp Herberger: „Nach dem Geschäftsbericht ist vor dem Geschäftsbericht.“

Sie kennen sicherlich noch die Zeiten komplizierter und langwieriger Korrekturschleifen, Bergen von Ausdrucken und mit PDF-Anhängen in unendlichen Versionen zugestopfte E-Mail-Postfächer. Das muss nicht mehr so sein. In „So gelingt die digitale Transformation des Geschäftsberichts“ haben wir bereits gezeigt, wie die Digitale Transformation frischen Wind in die Reporting-Prozesse bringt hinsichtlich der vier grundlegenden Aspekte Infrastruktur, Organisation, Content und Selbstverständnis.

Effiziente Projektplanung für den Geschäftsbericht mit einem Redaktionssystem

 

Der Geschäftsbericht erstellt sich zwar auch in Zeiten der Digitalen Transformation nicht von selbst, weswegen eine strukturierte und rechtzeitige Planung immer noch die Grundlage für den reibungslosen Prozessablauf ist. Und auch um die wichtigen Korrekturen kommt man einfach nicht herum. Aber die Abstimmungswege werden beispielsweise mit einem Redaktionssystem, auf das sowohl Agentur- als auch Unternehmensseite Zugriff haben, einfacher. Das erleichtert die Koordinierung, macht die gemeinsame Arbeit an den Jahresberichten effizienter und verringert gleichzeitig das Fehlerpotenzial. Und wie man an den folgenden Meilensteinen der Projektplanung im Reporting sieht, lassen sich durch den Einsatz einer digitalen Infrastruktur enorme Potenziale heben.

 

Vor den Sommerferien – Teamsetup, Budgets, Agenturbriefing

In der Regel wird der Geschäftsbericht zur Bilanzpressekonferenz Ende des ersten Quartals eines Jahres veröffentlicht, also Ende März. Da wir von einer idealtypischen Projektlaufzeit von neun Monaten ausgehen, beginnt die erste Projektphase somit im Juni, auf jeden Fall noch vor den Sommerferien. Wir setzen an dieser Stelle voraus, dass das Projektteam bereits zusammengestellt ist. Die vornehmlichen Aufgaben auf Unternehmensseite sind jetzt:

  • Budgets definieren
  • interne Meilensteine dokumentieren
  • Themenfindung im Kernteam
  • erste Abstimmung mit dem Top-Management
  • Agenturbriefing formulieren

Kammann Rossi-Tipps:

  • Beginnen Sie schon vor den Sommerferien mit dem Agenturbriefing.
  • Lassen Sie sich Agenturprofile schicken (Beauty-Contest) oder schreiben Sie den Bericht aus.
  • Für die Kreativkonzepte inklusive der Angebote geben Sie den favorisierten Agenturen vier Wochen Zeit. Halten Sie diesen Agenturen-Kreis in Ihrem eigenen Interesse klein.
  • Lassen Sie sich mehrere Ansätze vorlegen, von denen später zwei Konzepte weiter ausgearbeitet werden müssen.

 

Nach den Sommerferien – Präsentation, Konzeptwahl, Kick-off

Der Sommer ist schneller rum als Sie Geschäftsberichtskonzeptpräsentationserstellung sagen können. Nachdem die Agenturen ihre Präsentationen gehalten und die Konzepte intern abgestimmt sind, fällt die Entscheidung. Sind Agentur und Konzept final ausgewählt, sollten sich im August, spätestens Anfang September, alle wichtigen Beteiligten, und zwar sowohl externe als auch interne, zum Kick-off-Meeting treffen. Die wichtigsten Tagesordnungspunkte sind:

  • Benennung der Verantwortlichen für die Berichtsbestandteile
  • Konzeptdetails inkl. Freigabe
  • Auswahl der Fotografen/ Illustratoren für die verschiedenen Berichtssteile (Vorstandsfotografie, Imageteil und Multimedia-Bestandteile des Online-Berichts)

Kammann Rossi-Tipps:

  • Setzen Sie eine gemeinsame Projektplattform auf (wir nutzen z.B. Bitrix24). Darauf haben alle Projektmitglieder die Möglichkeit zu kommunizieren, Dokumente zu teilen und Projekt-Untergruppen zu bilden und so schnell und unkompliziert auszutauschen.
  • Legen Sie schon jetzt den Termin für die Vorstandsfotografie fest. Die Herren und Damen haben auch so einen gut gefüllten Terminkalender.
  • Die Auswahl des/der Fotografen sollte bedarfsgerecht sein (nicht jeder eignet sich für alle Aufgabenbereiche).
  • Denken Sie schon in der Konzeptphase crossmedial.

 

Geschäftiger Herbst – Layout, Texterstellung, Fotoshootings, Online-Bericht

Zwischen Oktober und Dezember geht es an die eigentliche Umsetzung des Konzepts und die Realisierung des freiwilligen Teils. Die Designer setzen sich zunächst an die Ausarbeitung des Layouts, inklusive aller Grafik- und Bildelemente.

Auf Grundlage der vorgegebenen Zeichenzahl im Layout erstellen die Texter nun sämtliche Texte des freiwilligen oder nicht geprüften Teils des Berichts. Hier kommt die erste große Stärke eines Redaktionssystems zum Vorschein: die Texter – allesamt mit einem Zugang ausgestattet, können ihre Texte direkt ins Layout schreiben. Damit haben sie die volle Kontrolle über ihre Texte und müssen diese nicht erst an den Layouter schicken, der diese dann ins Layout einpflegen und gegebenenfalls für Kürzungen zurücksenden müsste.
Die Erstredaktion der fachlichen Texte nehmen die Fachverantwortlichen in den entsprechenden Abteilungen vor und stimmen diese mit dem zentralen Verantwortlichen aus dem Projektteam ab. Die finale inhaltliche Freigabe erfolgt durch die Fachabteilungen. Die Kommunikationsabteilung checkt das Corporate Wording. Auch diese Prüfungen können mit dem Redaktionssystem direkt im Layout vorgenommen werden. Ein hin und her Mailen der verschiedenen Versionen entfällt.

Parallel wird der komplette Bericht aufgebaut und Platzhalter für Tabellen und Grafiken vorgesehen. Im Redaktionssystem haben dann die relevanten Projektbeteiligten Zugriff darauf.

Auch die Organisation und Realisation der Fotografien fällt in diese Zeit (-> Vorstandsfotografie – in Kürze auf diesem Blog)

Während der freiwillige Teil Formen annimmt, ist es Zeit für die Ausarbeitung des Online-Konzepts, die Entwicklung des Screendesigns, und die Erstellung der printunabhängigen Textbestandteile. Auch die technische Umsetzung beginnt jetzt.

Ehe man sich’s versieht, ist das Ende des dritten Quartals erreicht. Die Zeit ist gekommen, sich mit dem Pflichtteil zu beschäftigen. Wichtige Punkte dabei sind:

  • Vorbereitung der Bestandteile des Pflichtteils, textliche Überarbeitung aufgrund makro- und mikroökonomischer Trends
  • Einbindung des Wirtschaftsprüfers
Kammann Rossi-Tipps:
  • Die Finalisierung des freiwilligen Teil (inkl. Imageteil) sollte im besten Fall bis Mitte Dezember erfolgen.
  • Der Vorstand sollte den freiwilligen Teil zwei Wochen vor Weihnachten zur Freigabe vorliegen haben.

 

Neues Jahr – Korrektur, Lektorat, Übersetzung, zahlenabhängiger Pflichtteil

Im Idealfall hat der Vorstand den freiwilligen Teil über Weihnachten gelesen und seine Anmerkungen hinzugefügt. Zur endgültigen Finalisierung dieses Teils gehören neben der lithografischen Bildbearbeitung an dieser Stelle:

  • Ausführen der Korrekturen
  • Lektorat
  • Übersetzung
  • Contentmigration des freiwilligen Teils online

All diese Punkte können mit dem Redaktionsprogramm direkt im Layout ausgeführt werden. Es gibt keine verschiedenen Datei-Versionen mehr, der volle Überblick ist gewährleistet. Die Übersetzung erfolgt im übrigen ebenfalls direkt ins Layout.

Jetzt richtet sich die Konzentration auf den zahlenabhängigen Pflichtteil. Sobald die relevanten Zahlen für den zu prüfenden Pflichtteil vorliegen, werden diese im Text (Sie ahnen es bereits: direkt im Layout) ergänzt oder aktualisiert und die Tabellen mit Daten gefüllt. Sodann können Lektorat und Übersetzung auch auf diesen Teil zugreifen.

 

Februar – der kurze Monat des Wirtschaftsprüfers

Der Pflichtteil sollte in seiner ersten Fassung Anfang Februar fertig sein und dem Wirtschaftsprüfer zum Testat vorgelegt werden. Nach Einarbeitung seiner Anmerkungen sollten der Wirtschaftsprüfer und die Fachabteilungen den Pflichtteil in seiner zweiten Fassung spätestens in der dritten Februarwoche freigeben.
Nach Freigabe werden die relevanten Zahlen und Tabellen in den Online-Bericht übertragen.

 

März – Freigabe des Aufsichtsrats, Veröffentlichung, Nachbesprechung

Jetzt kommt der Aufsichtsrat ins Spiel. Auf seiner Sitzung, die in der Regel um die zehnte Kalenderwoche herum stattfindet, sollte der Aufsichtsrat die Freigabe für die Veröffentlichung erteilen. So bald dies geschehen ist, wird der Bericht in die Druckerei gegeben, PDFs auf der Website verlinkt, beim Bundesanzeiger eingereicht und der Online-Bericht in die Corporate Website integriert.

Kammann Rossi-Tipps:

  • Nehmen Sie sich kurzfristig Zeit für die Nachbesprechung inkl. learnings – so lange noch alles präsent ist.
  • Legen Sie einen Jour-Fixe fest: regelmäßige Telefon-Konferenzen (Jour-Fixe) ermöglichen den routinierten Austausch und garantieren, dass alle verantwortlich Beteiligten stets auf dem Laufenden sind.

Fassen wir zusammen: Die Digitale Transformation im Reporting nimmt uns nicht die Arbeit ab. Der engagierte Einsatz der Projektteams, sowohl auf Kunden- als auch Agenturseite, ist immer noch das A und O. Aber die Digitale Transformation erleichtert die Zusammenarbeit aller Beteiligten, spart Zeit (und damit Geld) und minimiert Fehlerquellen. All das kommt letztendlich einem zugute: der Qualität des Reports.

Über den Button unten können Sie einen von uns erstellten Muster-Projektplan für Ihren Geschäftsbericht herunterladen: Eine ausführliche Excel-Datei, vollständig editierbar für Ihr Projekt. 

Projektplan für Print- und Online-Geschäftsberichte

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