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9 Tipps für die Zusammenarbeit mit einer Agentur für Geschäftsberichte

Marc Ribbrock am 06.05.2015 08:30:00

Agentur für Geschäftsberichte - alle in einem Boot

Die Geschäftsberichtszeit erinnert mich manchmal an einen Segelturn über das offene Meer. Es ist eine spannende, kurzweilige, mithin auch abenteuerliche Zeit, in der sich ruhige Phasen mit stürmischen abwechseln. Das gemeinsame Ziel vor Augen – den Geschäftsbericht zu vollenden –, müssen wir zusammen mit unseren Auftraggebern so manches Hindernis umschiffen – nicht selten schlägt uns Wind entgegen und die Wellen schlagen hoch. An anderen Tagen haben sich die Wogen wieder geglättet und wir segeln zielstrebig in Richtung Ziel. Wie auf einem Segelschiff kommt es aber immer darauf an, dass das gesamte Team zusammenspielt, dass jedes Kommando sitzt und jeder genau weiß, was er zu tun hat. Nur so erreicht man den gewünschten Hafen auf dem schnellsten Weg. Umso wichtiger ist es, die richtige Crew zusammenzustellen und zu steuern. Denn letztendlich sitzen Auftraggeber und Agentur für die Geschäftsberichtszeit im selben Boot. Und die dauert in der Regel bis zu zehn Monaten, wie wir in „Mehr Effizienz für Ihren Geschäftsbericht durch ein Redaktionssystem“ ausführlich dargestellt haben. Was unserer Erfahrung nach wichtig ist bei der Agenturauswahl und Agentursteuerung, haben wir im Folgenden zusammengefasst:

1. Das Team

Setzen Sie auf Erfahrung und Sympathie bei der Auswahl der Crew. Nicht jede Agentur eignet sich gleichermaßen für alle Aufgaben. Es kommt darauf an, welche Ansprüche Sie letztendlich haben. Die Agentur sollte also zu Ihnen passen, hinsichtlich Kreativität, Beratung, Prozessabläufen, Technik und System. Achten Sie darauf, dass die Agentur Erfahrung mit Geschäftsberichten hat und Referenzen vorweisen kann. Fragen Sie auch explizit nach Empfehlungen anderer Kunden. Die Agentur sollte bei ihrer Konzepterstellung über den Horizont hinausblicken und nachhaltige Konzepte entwerfen, die auch mehrere Jahre gültig sein könnten.

Vor allem lassen Sie sich aber das Team vorstellen. Es muss menscheln zwischen Ihren Mitarbeitern und denen der Agentur, schließlich müssen Sie sich aufeinander verlassen und über einen langen Zeitraum miteinander auskommen können.
Übrigens: Die Entfernung ist heutzutage kein Auswahlkriterium mehr. In Zeiten der Digitalen Transformation des Reportings ermöglichen moderne Navigationsgeräte wie Redaktionssysteme und diverse Collaboration-Tools und -Plattformen Absprachen und die Zusammenarbeit aller Beteiligter in Echtzeit reibungslos auch über große Entfernungen hinweg. (Lesen Sie dazu: „So gelingt die digitale Transformation des Geschäftsberichts“)

2. Der Kapitän

Um im Bild zu bleiben: Als Auftraggeber sind Sie der Kapitän. Formulieren Sie also Ihre Kommandos in allen Belangen so präzise wie möglich. Sie sind der Herr über die Termine, das Budget, und die Stilistik. Lassen sie dabei so wenige Spielräume wie möglich und definieren Sie klare Kriterien für den Erfolg, sowohl für sich selbst als auch für die Agentur. Nur so stellen Sie sicher dass das Ergebnis am Ende genau dem entspricht, was Sie sich vorgestellt haben.

 

3. Rollenverteilung 

Definieren Sie im Vorfeld die Rolle der Agentur. Erwarten Sie vor allem Input zu ausgefallenen Kursen, Richtungen und Zielen, also eine reine Kreativleistung? Oder sehen Sie in der Agentur den Berater? Oder aber vereint die Agentur für Sie alle Aufgaben und tritt als eine Art Generalunternehmen für Sie an?

 

4. Ansprechpartner und Kommandokette

Definieren Sie auf Ihrer Seite jemanden, der als fester Ansprechpartner für die Agentur gilt. Er bewahrt immer den Überblick und ist fähig, das Steuer im richtigen Moment rumzureißen – wenn nötig. 

Vereinbaren Sie präzise Regeln für die Genehmigung und Freigabe von Änderungen an Budget, Konzept und Ähnlichem. So bald Änderungen an Umfang etc. vorgenommen werden und Mehraufwand und damit -kosten seitens der Agenturen entstehen, stellen diese in der Regel ein Nachtragsangebot.

 

5. Klare Ansagen

Lösen Sie nur Arbeit mit stabilen Ergebnissen aus – Agenturen werden nun mal nach Zeit bezahlt. Vermeiden Sie also unnötige Kosten durch Aussagen wie: „So gefällt mir das noch nicht, das muss irgendwie anders werden. Machen Sie mal ein paar Vorschläge.“ Das ist irreführend und führt im schlimmsten Fall zu Entwürfen, die völlig an Ihrer Vorstellung vorbeigehen. Seien Sie sich auch bewusst, dass Alternativen manchmal verwirren können und immer Zeit und Geld kosten.

 

6. Zeit

Kreative Ideen brauchen Zeit bis zur „Marktreife“, gerade im Umfeld des Reportings. Planen Sie Zeit für Korrekturschleifen ein, sprechen Sie offen und regelmäßig und vereinbaren Sie Schulterblicke.

 

Projektplan für Print- und Online-Geschäftsberichte

 

7. Transparente Prozesse

Überhaupt sollten alle relevanten Personen eng in den Prozess integriert sein. Denken Sie daran, diese in „cc“ zu setzen, vereinbaren Sie Jour Fixes und stellen Sie so oft es geht auch persönlichen Kontakt her.

 

8. Konstruktive Kritik

Wir erinnern uns noch immer ungern an den einen Fall zurück, an dem die Chemie zwischen uns und unserem Auftraggeber einfach nicht stimmte. Aber anstatt Dinge rechtzeitig auf den Tisch zu bringen, schwiegen beide Seiten. Bis es zu spät war. Der Geschäftsbericht wurde zwar vollendet, doch im Nachhinein gab es Vorwürfe über ungenügende Zusammenarbeit und Unzufriedenheit schon während des Prozesses. Das muss nicht sein: Formulieren Sie negative Kritik konstruktiv und nicht abwertend – kreative Prozesse sind sensible Prozesse und Design ist immer auch ein Stück weit Geschmackssache. Sprechen Sie auch Schmerzpunkte und Lecks im Prozessablauf an, bevor diese chronisch werden und der Kahn zu sinken droht. Erwarten Sie Gleiches von der Agentur.

 

9. Klare Prioritäten

Die Geschäftsberichtszeit ist – gerade in Richtung Erscheinungstermin – eine hektische, mitunter aufreibende Zeit. Diese Zeiten lassen sich so gut wie nicht vermeiden, aber beide Seiten können das Beste daraus machen und sich auf hohen Wellengang einstellen. Setzen Sie in zeitlich stressigen Phasen daher Aufgaben mit klaren Prioritäten und arbeiten Sie Punkt für Punkt ab.

Die gemeinsame Zeit, die Auftraggeber und Agentur bei der Erstellung eines Geschäftsberichts verbringen, bietet viele Fallstricke und Reibungspunkte, an denen die gemeinsame Reise scheitern könnte. Das muss nicht sein, wie die Ausführungen oben hoffentlich veranschaulicht haben. Wenn die Agentur nicht nur als Dienstleister, sondern auch als Partner im gleichen Boot gesehen wird, macht das die Arbeit für beide Seiten angenehmer und kommt vor allem einem zugute: Der Qualität des Geschäftsberichts.

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