Redaktionssysteme: Vereinfachte Arbeitsabläufe

Seit Herbst 2013 publizieren wir für die Fiducia IT AG mit Hauptsitz in Karlsruhe das Mitarbeitermagazin „inside“ – mit der Unterstützung des Redaktionssystems Woodwing. Eingespielte Arbeitsabläufe nach vier Ausgaben zeigen uns: Der Einsatz des Redaktionssystems erleichtert die Abläufe enorm.

Die Redakteurinnen von Fiducia, unser Projektmanager und ich (Grafik) beginnen mit einer Redaktionsbesprechung, die per Telefonkonferenz stattfindet. Zu dieser Besprechung liegt bereits ein vorläufiger, von Fiducia erstellter, Redaktionsplan vor, der als Besprechungsgrundlage dient. Während der Redaktionsbesprechung entwickeln wir bereits erste Ideen für die Seitengestaltung, die Fotografien und die Grafiken. Wichtig ist auch die Festlegung des Auslieferungstermins, damit wir die Zwischentermine entsprechend planen können.

Den Zeitplan für die Ausgabe arbeiten wir aus, stimmen ihn mit allen Beteiligten ab und verteilen ihn. Damit wir uns über den aktuellen Status des Projekts austauschen können, legen wir wöchentliche Jour Fixe für weitere Telefonkonferenzen fest.

Individuelle Gestaltung auf Basis des Grunddesign

Bevor die Redakteurinnen mit der Arbeit im Redaktionssystem starten, gestalte ich als Verantwortlicher für die grafische Umsetzung das komplette Layout, für das die meisten Ideen nun schon feststehen, in Adobe InDesign mit Blindtext . Hierfür habe ich eine Basisdatei mit Musterseiten vorbereitet, aus denen ich die individuellen Designs ableiten kann. So ist sichergestellt, dass das Basisdesignkonzept erhalten bleibt, und ich kann mich auf meine Gestaltungsideen konzentrieren. Positionen für Fotos und Grafiken stelle ich mit grauen Kästen dar. Falls ich auch schon konkrete Ideen für Infografiken habe, gestalte ich diese direkt mit. Das fertige Design stimme ich dann mit Fiducia ab.

Volle Kontrolle über die Texte

Wenn das OK erfolgt, bereite ich die Datei für die Redaktionsarbeit in Woodwing vor. Hierbei mache ich alle Textelemente eines Artikels für die Redakteurinnen von Fiducia zugänglich. Sie loggen sich auf dem Woodwing-Server ein und öffnen die entsprechende Datei mittels „Auschecken“. Die Artikel werden unter den Redakteuren aufgeteilt, denn ein Artikel kann immer nur von einem Redakteur ausgecheckt und bearbeitet werden. So gibt es keine Überschneidungen mit anderen Redakteuren, die am selben Projekt arbeiten. Mit Hilfe des an ihrem PC installierten Programms Adobe InCopy können sie nun Texte editieren und selbständig Schriftformate und Einleitungen ergänzen, die vorher von mir festgelegt wurden. Sie haben die volle Kontrolle über ihre Texte und sehen, wie sich diese im Layout verhalten. Es ist ein großer Unterschied zu den alten Arbeitsprozessen, bei denen ich Word-Dateien erhalten und sie ins Layout gesetzt habe. Oft waren die Texte dann zu lang, so dass die Redaktion und ich PDF-Dokumente mit dem Zwischenstatus und Seiten mit Textkürzungen hin- und hergeschickt haben und Telefonate zu möglichen oder auch unmöglichen Layoutänderungen geführt haben.

Parallel zur Erstellung der Texte erhalte ich Bilder von den Redakteurinnen, die sie selbst fotografiert, aus ihrer Bilddatenbank herausgesucht haben oder von eigens für die Ausgabe veranstalteten Fotoshootings zu den Artikeln. Die Bildauswahl und die Fotoshootings unterstütze ich durch Bildideen sowie durch Briefings an die Fotografen. Ich lade die Bilder erst mal als unlithografierte Dateien ins Layout – als Vorschlag an Fiducia, die von ihnen dann im optimalen Fall freigegeben werden.

Bei Bedarf entwickle ich Ideen zu Illustrationen und Infografiken und setze sie um.

Enger Kontakt zum Kunden

Nun passen manchmal trotz aller Planung Texte und Layout nicht 100-prozentig zusammen. Hier zahlt sich der enge Kontakt zu den Redakteurinnen von Fiducia aus. Eine Erläuterung des Problems am Telefon, und ich finde eine Lösung oft bereits während des Gesprächs. Einfache Lösungen kann ich sogar während des Telefonats gleich umsetzen.

Wenn die redaktionelle Arbeit beendet ist, schaue ich mir das Dokument noch mal im Detail an und optimiere zum Beispiel den Satz, der im Falle von „inside“ ein ausgeglichener Flattersatz werden soll. Ich baue die lithografierten Bilder ein und erzeuge ein Druck-PDF, das ich zur Druckerei schicke. Damit die Druckerei weiß, wie sie die Bilder und Farben beim Druck einstellen muss, erhält sie von mir farbverbindliche Proofs. Zur letzten Kontrolle vor dem Druck erhalten die Redakteurinnen der Fiducia und ich einen Plott zur Freigabe.

Ein paar Tage später liegen mir Muster der gedruckten Exemplare vor, während die Auflage zu Fiducia geliefert und an die Mitarbeiter verteilt wird.

Fazit: Zufriedenheit auf beiden Seiten

Wir haben sehr positives Feedback zur Woodwing-unterstützten Arbeitsweise erhalten. Rebecca Klein, Chefredakteurin von Fiducia:

„Die Texterstellung und -bearbeitung ist sehr viel effizienter und das erleichtert unsere Arbeitsprozesse sehr. Unsere Motivation ist noch höher durch die Möglichkeit, direkt im Magazinlayout zu arbeiten und nicht in einer designfernen und anonymen Word-Seite.“

Auch ich kann dem nur zustimmen, denn ich brauche mich nicht mehr um die Umsetzung der Korrekturen zu kümmern, sondern kann meine Zeit wesentlich mehr in die kreative Umsetzung des Layouts stecken.

Lesen Sie hier: Mehr Effizienz für Ihren Geschäftsbericht durch ein Redaktionssystem.