Blog

/
Convincing content

„Die digitale Hauptversammlung ist nicht mehr aufzuhalten“

Marc Ribbrock am 20.08.2014 11:00:00

Auch Hauptversammlungen und ihre Planung sind immer mehr von der Digitalen Transformation betroffen. Im Interview blickt KKundK-Kreativdirektor Jan-Piet van Endert auf die abgelaufene Hauptversammlungs-Saison zurück und verrät, welche Veränderungen er über die Jahre bei der Organisation dieser Veranstaltungen beobachten konnte. Aktionärs-Tumulte hat er zwar dieses Jahr nicht erlebt, aber spannend war die Zeit allemal. Die Hauptversammlungs-Saison 2013/14 ist bei KKundK für dieses Jahr gelaufen. Mit dem inzwischen notwendigen Abstand, um die sicherlich anstrengende Zeit Revue passieren zu lassen: Wie lief es?

Jan-Piet van Endert: Es war wieder einmal eine spannende Zeit. Wir haben dieses Jahr eine der größeren Veranstaltungen mit mehreren Hundert Aktionären betreut. Jede Hauptversammlung hat ihre ganz spezielle Herausforderung. Einerseits hinsichtlich der Organisation und der Durchführung der Veranstaltung. Andererseits gibt es immer auch unternehmensspezifische Umstände, die berücksichtigt werden müssen. Das kann ein schlechtes Geschäftsjahr sein, Personalthemen oder – wie im Fall der Evonik Industries AG in diesem Jahr – die erste Publikumshauptversammlung überhaupt. Ich betreue seit 15 Jahren Hauptversammlungen und habe schon die irrsten Dinge erlebt – von Aktionärs-Tumulten bis zu Demos.

Was wird Dir von der vergangenen Hauptversammlungs-Saison in Erinnerung bleiben?

Sicherlich die Hauptversammlung von Evonik. Da war alles neu. Natürlich konnten wir auf Erfahrungswerten aufbauen, die wir bei ähnlichen Veranstaltungen schon einmal gemacht haben. Aber es gibt immer Faktoren, die nicht planbar sind, beispielsweise die Anzahl der teilnehmenden Aktionäre. Die Präsenz der Aktionäre auf Hauptversammlungen ist insgesamt rückläufig. Bei Evonik konnten wir 2014 nicht auf einen Vorjahreswert zurückgreifen und haben letztendlich mit einer etwas höheren Planzahl gearbeitet, die uns Flexibilität verschafft hat. Es ist immer besser, mehr Sitzplätze und mehr Essen anbieten zu können als zu viele Aktionäre in einem Nebenraum notdürftig an der Veranstaltung teilnehmen zu lassen.

Welche Herausforderungen gab es darüber hinaus?

Wie ich schon sagte, mussten wir alles neu erarbeiten – auch die Hauptversammlungs-Kultur innerhalb des Unternehmens. Eine Organisation muss sich dieses Ereignisses bewusst werden, schließlich hat es hohe rechtliche Relevanz. Zudem ist bei der Vorbereitung einer Hauptversammlung ein Großteil der Abteilungen beteiligt. Wer macht was? Wer entscheidet über welches Gewerk? Wer koordiniert alles? Diese Fragen müssen im Vorfeld beantwortet werden. Gleichzeitig haben wir die Weichen für die nachfolgenden Jahre gestellt. Denn viele realisierte Aufbauten und andere Materialien – z.B. die Messearchitektur – können in den Folgejahren wieder genutzt werden. Das erforderte eine nachhaltige Konzeption und Planung. Einen weiteren Synergiegewinn konnten wir durch die Übernahme von Aufbauten anderer Gesellschaften erzielen, die in der Grugahalle in Essen ebenfalls ihre Hauptversammlung hatten. In bestimmten Locations folgt in den Monaten April und Mai eine Hauptversammlung nach der anderen. Diese Synergien kommen uns bei der Aufbauzeit zugute, die ja immer knapp ist. In Zukunft wird es hier bestimmt noch mehr Kooperation geben.

Du hast schon zahlreiche Hauptversammlungen unterstützt. Was hat sich im Laufe der Jahre verändert?

Das unmittelbare Erleben der Marke auf der Hauptversammlung geht kontinuierlich zurück. Neue Herausforderungen kommen auf die Beteiligten zu: In den Fokus rückt beispielsweise immer mehr, die Veranstaltungen mediengerecht aufzuarbeiten und zu präsentieren.
Es werden immer mehr Abbilder der Veranstaltung verbreitet. Früher war es nur das Pressebild oder ein Zitat in eine Tageszeitung. Heute kann jeder teilweise die komplette Veranstaltung im Netz verfolgen. In manchen Fällen haben Aktionäre inzwischen die Möglichkeit, sich über das Internet einzuloggen und so online aktiv an Hauptversammlungen teilzunehmen.

Das führt uns zum Stichwort Digitale Transformation, das im Moment in aller Munde ist. Inwieweit betrifft diese das Thema Hauptversammlungen. Und welche Konsequenzen hat das für die Organisation und den Ablauf der Veranstaltungen?

Hier sind vor allem zwei Aspekte der Digitalisierung zu nennen. Zum einen ist die digitale Hauptversammlung auf dem Vormarsch und nicht mehr aufzuhalten. Immer mehr Unternehmen gehen zu einer Digitalisierung der Veranstaltung über. Der Live-Event verschwindet nicht – wird aber durch die vielen Formen der digitalen Zuschaltung externer Teilnehmer ergänzt. Es gibt verschiedene Grade und Formen der digitalen Veranstaltung – von „klassisch“ mit der Übertragung der Rede des Vorstandsvorsitzenden bis hin zur Digitalisierung des kompletten Ablaufs, inklusive Online-Abstimmung mit oder ohne Stimmrechtsvertreter.
Zum anderen werden sich ganze Prozesse in der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung verändern. Aufgrund der Komplexität und der Fülle von angeschlossenen Abteilungen und Dienstleistern und gegebenenfalls einer dezentralen Organisation wird man um sinnvolle Kollaborations- und Organisationstools nicht mehr herumkommen.

Welche Erfahrungen haben Sie auf Hauptversammlungen gemacht? Decken sich Ihre Eindrücke mit denen von Jan-Piet van Endert? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.
Noch Fragen zu Hauptversammlungen? Dann kontaktieren Sie Jan-Piet van Endert (j.van-endert(at)kkundk.de) oder Viola Kammann (v.kammann(at)kkundk.de).

0 Kommentare

HubSpot_Gold_Partner_Badge.png

Aktuellste Beiträge

Beliebteste Beiträge